Як писати діловий лист англійською: чи можна покладатися на Гугл-перекладач?

Одним із найбільш затребуваних умінь у сучасному світі є вміння спілкуватися з бізнес-партнерами. Для жителів країн СНД величезну цінність відіграє саме письмове спілкування, оскільки на сьогодні сфера аутсорсингу стала особливо популярною. Тож не важливо, чи працюєте ви, чи ще вчитеся, вміння грамотно написати діловий лист англійською стане величезним плюсом у вашому резюме і корисною навичкою.

Навіть якщо ви вже впевнено володієте мовою, офіційні листи англійською мають безліч нюансів, підводних каменів і складнішу структуру.

У цій статті ми:

Які листи пишуть у великих міжнародних компаніях?

Часто у великих компаніях корпоративна пошта слугує чудовим механізмом комунікації та організації роботи. Саме через пошту здійснюється делегування завдань, робляться важливі оголошення і розглядаються прохання.

Ви можете обговорити питання, яке вас цікавить, із начальством телефоном, у Slack або Zoom, однак після зустрічі обов’язковим буде надіслати email:

Існує безліч ситуацій, у яких вам буде необхідно скласти подібний імейл. Відповідно до цих ситуацій, розрізняють кілька видів ділових листів. Далі ми розглянемо найпопулярніші з них.

Як написати офіційний діловий лист англійською мовою: Структура.

Для того щоб спростити завдання з написанням офіційного листа англійською, ми підготували покрокову інструкцію з кліше і корисними фразами.

КРОК #1: Як почати офіційний лист?

Початком ділового листа слугує офіційне привітання або Salutation. Воно залежить від того, знаєте ви одержувача чи ні.

 

To whom it may concern,	Якщо ви не знаєте конкретного одержувача
Dear Sir or Madam,	Якщо ви не знаєте імені одержувача
Dear Mr/Mrs Willson,	Якщо ви точно впевнені кому пишете
Dear colleagues,	Якщо ви звертаєтеся до колег всередині компанії (менш офіційно)

КРОК #2: Як перейти до основної частини?

Залежно від мети вашого листа зміниться формат звернення. Те, що ви висловлюєте в основній частині або Body несе все смислове навантаження листа. Зазвичай заведено вживати “Я пишу вам щоб…” і далі повідомляти мету: дізнатися щось, подякувати, повідомити тощо.

Узагальнений вступ

Прохання

Відповідь на лист

Для супровідного листа

Лист подяки

Повідомлення про що-небудь

КРОК #3: Як завершити лист?

Закінчення ділового листа має або ставити крапку у вашому спілкуванні з цього питання, або спонукати одержувача до дій у відповідь. Дуже важливо правильно підібрати заключні фрази залежно від того, чи чекаєте ви чогось від одержувача. Приклади вам як закінчити звернення з перекладом ви знайдете нижче.

 

Щоб завершити спілкування

 

Щоб просити про зворотний зв’язок

КРОК #4: Як оформити підпис?

Підпис або Signature це обов’язкова частина офіційного листа. Підпис містить у собі прощальну фразу, ім’я відправника, посаду та контактну інформацію для зворотного зв’язку. Нижче наведено кліше дуже важливих заключних фраз.

Your sincerely/ Sincerely yours/ Respectfully	Якщо у вступі до листа адресат був невідомий
Sincerely,	Якщо у вступі ім’я адресата було використано
Kind regards/ Warm regards/ Regards/ Best wishes	Менш формальний, але допустимий варіант – з найкращими побажаннями.

Лайфхаки для імейла англійською мовою

🔽 Насамперед важливо сказати, що використання корпоративної пошти або надсилання бізнес імейла це вже лайфхак для комунікації в діловому світі. Наявність повного лога (записи історії спілкування), забезпечує безпеку. Часто, телефоном, під час особистої зустрічі або в месенджерах можуть обговорюватися важливі моменти, які потім, навмисно чи ні, губляться. До того ж, повідомлення з месенджерів можуть бути запросто видалені або відредаговані. У бізнесі важлива точність. Тому всі важливі домовленості, обумовленості, доручення, оголошення та рішення завжди мають дублюватися в діловому імейлі. До речі, у разі виникнення непередбачуваних конфліктів або труднощів таке листування може бути легко відновлене і може бути використане як допоміжний засіб для розв’язання конфлікту або навіть як доказ правоти в суді.

🔽 Іноді для надсилання документів або підтвердження інформації в письмовому вигляді, телефоном нас просять назвати по буквах (to spell) нашу електронну адресу. Але електронна адреса часто містить додаткові символи крім букв, і ось як читати деякі з них:

🔽 Також, якщо ви пишете багато листів, корисним буде додати особистий електронний підпис. Він зробить лист презентабельним і автоматично підтягне ваші контакти для зворотного зв’язку. Створити його можна на прикладі Гугл пошти, просто натисніть ТУТ для отримання інструкції. Ну і за тим же принципом налаштовується будь-яка інша пошта індивідуально. Як результат, під кожним листом у вас з’являтиметься подібний підпис:

🔽 Ще одна річ, яка широко використовується в листах англійською, абревіатури. Їх, як правило, не використовують у дуже офіційних листах. Але часто додають у формальному листуванні всередині компанії по електронній пошті, і корпоративних месенджерах. Тому їх теж важливо знати. Ось найпоширеніші з них:

🔽 Ну і наостанок, не забувайте, що можна надіслати лист одразу кільком адресатам, вказавши адреси через кому. Під час надсилання листа вам буде виставлено невелику форму, де в полі СС ви зможете вказати, кого поставити в копію для розсилки, а також вказати в полі Re конкретно сформульовану тему листа.

Ділове листування в месенджері VS імейл

Хоч як дивно, але ділові питання можуть обговорюватися не лише в імейлі, а ще й у месенджерах на кшталт Slack, Skype, Zoom, Telegram, WhatsApp тощо. Часто написати коротке повідомлення в месенджері швидше і простіше, ніж вводити електронну пошту, вказувати тему, вживати аж надто офіційні фігури мови. Однак, ділове спілкування в месенджерах має як плюси так і мінуси.

.

.

Переваги 👍🏻	Недоліки 👎🏻
👍🏻 Месенджер перевіряється частіше і має більш налагоджену систему сповіщень. Як правило, ваше повідомлення прочитають швидше, якщо писати його в месенджері	👎🏻 Як правило, месенджер використовується не тільки для робочих цілей, там може бути тисяча підписок на різні канали, тисяча повідомлень від друзів і важливе повідомлення просто може там загубитися.
👍🏻 Деякі месенджери дають опцію редагувати повідомлення після його відправки, що дуже зручно у випадку, якщо повідомлення потрібно змінити.	👎🏻 Повідомлення в месенджері може бути видалене або відредаговане, що може негативно позначитися на результатах ситуації в разі незрозумілих ситуацій або проблем. А ось імейл – більш чіткий інструмент для того, щоб зафіксувати основні домовленості
👍🏻 У спілкуванні в месенджері припустиме використання абревіатур і скорочень на кшталт ASAP або FUI, бо саме спілкування (навіть у бізнес-колах) вважається менш офіційним. Можна використовувати коротші фрази, нариси на прощання на кшталт Best Regards, і привітання на кшталт Hi або Dear Colleagues.	👎🏻 У месенджерах в одне повідомлення вміщується обмежена кількість символів, а от якщо надсилати лист поштою, навряд чи ви зможете перевершити ліміти.
👍🏻 У месенджерах доступна більша кількість функцій: позначити повідомлення непрочитаним, відмітити конкретну людину в груповому чаті або закріпити повідомлення зверху.	👎🏻 Однак у месенджерах не завжди зручно, а інколи неможливо редагувати та форматувати текст. А ось поштовий редактор чудово з цим справляється.

Хоча месенджер справді гарний для менш формального, швидкого ділового спілкування всередині компанії, він навряд чи підійде для укладення ділових угод чи створення домовленостей із серйозними партнерами/клієнтами поза фірмою. Хорошим правилом стане: усе найважливіше – через пошту, другорядне – через месенджер.

Google перекладач: помічник чи шкідник?

Часто під час написання чогось ми звертаємося до Google перекладача. Ще кілька років тому саме цей ресурс перекладу був причиною глузувань і мемів, але на сьогодні алгоритми Google Translator працюють краще.

Однак, як було сказано раніше, ділові листи мають багато нюансів і підводних каменів, і часто дослівного перекладу недостатньо. Тому, найімовірніше, сенс повідомлення буде зрозумілий, але повідомлення не звучатиме професійно.

Приклад #1. Я радий повідомити вам

Припустимо, однак у діловому листуванні вживають складніший еквівалент: ✅ I am pleased to announce. I am pleased to announce..

Приклад #2.  Чим швидше, тим краще

Чудовий варіант для розмовної мови, проте в діловому листі краще сказати: ✅ At your earliest convenience..

Приклад #3. Сподіваємося отримати Вашу відповідь у найближчому майбутньому.

Якщо ви вживете цю фразу, вас зрозуміють. Однак вона звучатиме не презентабельно, краще написати: ✅ We look forward to hearing from you soon..

Приклад #4.  За необхідності внесіть свої рекомендації.

У цьому випадку дослівний переклад звучить досить непогано, але для бізнес-листів використовують коротке кліше: ✅ Please advise if necessary.

Приклад #5. Дякую за обмін досвідом у цьому питанні

Знову дослівний переклад виключив вживання більш фахових фраз. Краще сказати: ✅ Thanks for sharing your expertise in this matter.

Загалом, використання гугл перекладача не зашкодить у випадку, щоб подивитися короткі фрази або дослівний переклад. Однак Гугл перекладач дійсно поганий експерт, коли справа доходить до контексту. Часто, фрази, перекладені в такий спосіб, звучать штучно і видають непрофесіоналізм відправника.

Переходь на статтю Готові шаблони: діловий лист англійською з перекладом, щоб дізнатись більше про види листів, що використовуються в корпоративному житті компанії та в повсякденності.