Как писать деловое письмо на английском: можно ли надеяться на Гугл-переводчик?

Одним из самых востребованных умений в современном мире является умение общаться с бизнес партнерами. Для жителей стран СНГ огромную ценность играет именно письменное общение так как на сегодняшний день сфера аутсорсинга стала в особенности популярной. Так что не важно работаете ли вы или еще учитесь, умение грамотно написать деловое письмо на английском станет огромным плюсом в вашем резюме и полезным навыком.

Даже если вы уже уверенно владеете языком, официальные письма на английском имеют множество нюансов, подводных камней и более сложную структуру.

В этой статье мы:

Какие письма пишут в больших международных компаниях?

 

Часто в больших компаниях корпоративная почта служит отличным механизмом коммуникации и организации работы. Именно через почту осуществляется делегирование заданий, делаются важные объявления и рассматриваются просьбы.

Вы можете обсудить интересующий вас вопрос с начальством по телефону, в Slack или Zoom, однако после встречи обязательным будет отправить email:

Существует множество ситуаций, в которых вам будет необходимо составить подобный имейл. В соответствии с этими ситуациями, различают несколько видов деловых писем. Далее мы рассмотрим самые популярные из них.

Как написать официальное деловое письмо на английском языке: Структура.

Для того чтоб упростить задачу с написанием официального письма на английском, мы подготовили пошаговую инструкцию с клише и полезными фразами.

ШАГ #1: Как начать официальное письмо?

Началом делового письма служит официальное приветствие или Salutation. Оно зависит от того знаете вы получателя или нет.

To whom it may concern,	Если вы не знаете конкретного получателя
Dear Sir or Madam,	Если вы не знаете имени получателя
Dear Mr /Mrs Willson,	Если вы точно уверены кому пишете
Dear colleagues,	Если вы обращаетесь к коллегам внутри компании (менее официально)

ШАГ #2: Как перейти к основной части?

В зависимости от цели вашего письма изменится формат обращения. То, что вы выражаете в основной части или Body несет всю смысловую нагрузку письма. Как правило принято употреблять “Я пишу вам чтобы…” и далее сообщать цель: узнать что-то, поблагодарить, сообщить и т.д.

 

Обобщенное вступление

 

Просьба

 

Ответ на письмо

 

Для сопроводительного письма

 

Благодарственное письмо

 

Извещение о чем-либо

ШАГ #3: Как завершить письмо?

Окончание делового письма должно либо ставить точку в вашем общении по данному вопросу, либо сподвигнуть получателя к ответным действиям. Очень важно правильно подобрать заключительные фразы в зависимости от того ждете ли вы чего-то от получателя. Примеры вам как закончить обращение с переводом вы найдете ниже.

 

Чтоб завершить общение

 

Чтоб просить об обратной связи

ШАГ #4: Как оформить подпись?

Подпись или Signature это обязательная часть официального письма. Подпись включает в себя прощальную фразу, имя отправителя, должность и контактную информацию для обратной связи. Ниже приведены клише очень важных заключительных фраз.

Your sincerely/ Sincerely yours/ Respectfully	Если во вступлении к письму адресат был неизвестен
Sincerely,	Если во вступлении имя адресата было использовано
Kind regards/ Warm regards/ Regards/ Best wishes	Менее формальный, но допустимый вариант – с наилучшими пожеланиями.

Лайфхаки для имейла на английском языке

🔽 Прежде всего важно сказать, что использование корпоративной почты или отправка бизнес имейла это уже лайфхак для коммуникации в деловом мире. Наличие полного лога (записи истории общения), обеспечивает безопасность. Часто, по телефону, при личной встрече или в мессенджерах могут оговариваться важные моменты, которые после, намеренно или нет, теряются. К тому же, сообщения с мессенджеров могут быть запросто удалены или отредактированы. В бизнесе важна точность. Потому все важные договоренности, обусловленности, поручения, объявления и решения всегда должны дублироваться в деловом имейле. Кстати, в случае возникновения непредвиденных конфликтов или трудностей такая переписка может быть легко восстановлена и может быть использована в качестве вспомогательных средств для развязки конфликта или даже как доказательство правоты в суде.

🔽 Иногда для отправки документов или подтверждения информации в письменном виде, по телефону нас просят назвать по буквам (to spell) наш электронный адрес. Но электронный адрес часто содержит дополнительные символы помимо букв, и вот как читать некоторые из них:

🔽 Также, если вы пишите много писем, полезным будет добавить личную электронную подпись. Она сделает письмо презентабельным и автоматически подтянет ваши контакты для обратной связи. Создать ее можно на примере Гугл почты, просто нажмите ЗДЕСЬ для получения инструкции. Ну и по тому же принципу настраивается любая другая почта индивидуально. Как результат, под каждым письмом у вас будет появляться подобная подпись:

🔽 Еще одна вещь, которая широко используется в письмах на английском, аббревиатуры. Их, как правило, не используют в очень официальных письмах. Но часто добавляют в формальной переписке внутри компании по электронной почте, и корпоративных мессенджерах. Потому их тоже важно знать. Вот самые распространенные из них:

🔽 Ну и напоследок, не забывайте, что можно отправить письмо сразу нескольким адресатам, указав адреса через запятую. При отправке письма вам будет выставлена небольшая форма, где в поле СС вы сможете указать кого поставить в копию для рассылки, а также указать в поле Re конкретно сформулированную тему письма.

Деловая переписка в мессенджере VS имейл

Как ни удивительно, но деловые вопросы могут обсуждаться не только в имейле, но еще и в мессенджерах вроде Slack, Skype, Zoom, Telegram, WhatsApp и др. Часто написать короткое сообщение в мессенджере быстрее и проще, чем вводить электронную почту, указывать тему, употреблять уж слишком официальные фигуры речи. Однако, деловое общение в мессенджерах имеет как плюсы так и минусы.

 

Преимущества 👍🏻	Недостатки 👎🏻
👍🏻 Мессенджер проверяется чаще и имеет более налаженную систему уведомлений. Как правило, ваше сообщение прочитают быстрее, если писать его в мессенджере.	👎🏻 Как правило, мессенджер используется не только для рабочих целей, там может быть тысяча подписок на разные каналы, тысяча сообщений от друзей и важное сообщение просто может там потеряться.
👍🏻 Некоторые мессенджеры дают опцию редактировать сообщение после его отправки, что очень удобно в случае, если сообщение нужно изменить.	👎🏻 Сообщение в мессенджере может быть удалено или отредактировано, что может негативно сказаться на исход ситуации в случае непоняток или проблем. А вот имейл – более четкий инструмент для того, чтоб зафиксировать основные договоренности.
👍🏻 В общении в мессенджере допустимо использование аббревиатур и сокращений вроде ASAP или FUI, так как само общение (даже в бизнес кругах) считается менее официальным. Можно использовать более короткие фразы, очерки на прощание вроде Best Regards, и приветствие вроде Hi или Dear Colleagues.	👎🏻 В мессенджерах в одно сообщение помещается ограниченное количество символов, а вот если отправлять письмо почтой, вряд ли вы сможете превзойти лимиты.
👍🏻 В мессенджерах доступно большее количество функций: пометить сообщение непрочитанным, отметить конкретного человека в групповом чате или закрепить сообщение сверху.	👎🏻 Однако в мессенджерах не всегда удобно, а иногда невозможно редактировать и форматировать текст. А вот почтовый редактор замечательно с этим справляется.

Хотя мессенджер действительно хорош для менее формального, быстрого делового общения внутри компании, он едва ли подойдет для заключения деловых сделок или создания обусловленностей с серьезными партнерами/клиентами вне фирмы. Хорошим правилом станет: все самое важное – через почту, второстепенное – через мессенджер.

Гугл переводчик: помощник или вредитель?

Часто при написании чего-либо мы обращаемся к Google переводчику. Еще несколько лет назад именно этот ресурс перевода был причиной насмешек и мемов, но на сегодняшний день алгоритмы Google Translator работают лучше.

Однако, как было сказано ранее, деловые письма имеют много нюансов и подводных камней, и часто дословного перевода недостаточно. Поэтому, скорее всего, смысл сообщения будет понятен, но сообщение не будет звучать профессионально.

Пример 1 Я рад сообщить вам

Допустимо, однако в деловой переписке употребляют более сложный эквивалент: ✅ I am pleased to announce.

Пример 2 Чем скорее, тем лучше

Отличный вариант для разговорной речи, однако в деловом письме лучше сказать: ✅ At your earliest convenience.

Пример 3 Надеемся получить Ваш ответ в ближайшем будущем.

Если вы употребите эту фразу, вас поймут. Однако она будет звучать не презентабельно, лучше написать: ✅ We look forward to hearing from you soon.

Пример 4 При необходимости внесите свои рекомендации.

В данном случае дословный перевод звучит весьма неплохо, но для бизнес писем используют краткое клише: ✅ Please advise if necessary.

Пример 5 Спасибо за обмен опытом в этом вопросе

Снова дословный перевод исключил употребление более профессиональных фраз. Лучше сказать: ✅ Thanks for sharing your expertise in this matter.

В целом, использование гугл переводчика не навредит в случае, чтоб посмотреть короткие фразы или дословный перевод. Однако Гугл переводчик действительно плохой эксперт, когда дело доходит до контекста. Часто, фразы, переведенные таким способом, звучат искусственно и выдают непрофессионализм отправителя.

Переходи на статью Готовые шаблоны: деловое письмо на английском с переводом, чтобы узнать больше про виды писем, которые используются в корпоративной жизни компании и в повседневности.